Des choix simples, écrits au bon endroit.

Un cadre de réservation répond aux questions avant qu’elles arrivent en message. Pars de tes séances, décide ce qui doit être constant et explique ce qui se passe quand le programme change.

Ce guide traite de l’organisation des réservations. Il ne constitue pas un avis juridique ni un modèle de conditions de vente.

1. Distingue capacité et disponibilité.

La capacité correspond au nombre de personnes que tu accueilles sur une séance. La disponibilité correspond aux places encore réservables à un instant donné.

Décide la capacité en fonction de ton encadrement, du format et de ton lieu. Puis choisis où la disponibilité à jour sera consultée.

Combien de participants peux-tu accueillir sur ce créneau ?
Où vois-tu les personnes confirmées ?
Que voit l’adhérent quand la séance est complète ?

2. Rattache les délais à la séance.

Choisis quand les places deviennent réservables et jusqu’à quand une réservation peut être faite. Le bon délai dépend notamment de ta préparation et de ton organisation ; il n’existe pas une durée adaptée à tous les studios.

Affiche aussi ce qui se passe après la limite : action indisponible, prise de contact ou autre parcours prévu. Évite de laisser un bouton actif conduire à une impasse.

À partir de quelle date les places sont-elles ouvertes ?
Jusqu’à quelle heure peut-on réserver ?
Quelle est la marche à suivre pour modifier ou annuler ?

3. Explique le mouvement du crédit.

Avant la validation, indique le coût de la séance et les crédits utilisables. Précise à quel moment le crédit est consommé et comment une annulation enregistrée est traitée.

S’il existe une durée de validité ou des restrictions par activité, rends-les visibles avec l’offre concernée. Un solde affiché seul ne suffit pas à expliquer ces conditions.

Quel coût correspond à cette séance ?
Quand le crédit est-il retiré du solde ?
Quand est-il rétabli, et où l’adhérent peut-il le vérifier ?

Voir comment Nino suit les crédits

4. Nomme chaque état et chaque changement.

Une demande reçue, une place confirmée et une inscription sur liste d’attente sont des états distincts. Utilise un libellé qui correspond réellement à la situation.

Pour une modification de lieu, d’horaire ou une annulation du coach, prévois l’information à transmettre et la façon dont chacun retrouvera le nouveau statut.

Quel message prouve que la place est confirmée ?
Où l’adhérent retrouve-t-il la séance et ses détails ?
Quel canal sert aux changements ou aux demandes particulières ?

Un exemple complet, pour voir les liens.

Atelier Mouvement et sa séance de Pilates sont fictifs. Les choix ci-dessous illustrent un fonctionnement cohérent ; ils ne sont pas des réglages recommandés pour tous les studios.

Pilates · mardi 27 octobre · 18 h 30

Durée et lieu: 50 minutes, salle A du studio. Fin prévue à 19 h 20.
Capacité: 8 participants maximum. Les places restantes sont consultées sur la page de la séance.
Ouverture: Les réservations ouvrent le mardi précédent à 18 h 30.
Fermeture: La réservation en autonomie se ferme le jour de la séance à 16 h 30. Au-delà, le studio répond aux demandes via le canal de contact indiqué.
Coût: 1 crédit Pilates utilisable. Le crédit est consommé à la confirmation.
Confirmation: La place est acquise lorsque le statut « confirmée » apparaît. La séance est alors visible dans l’espace de l’adhérent.
Annulation par l’adhérent: L’annulation en autonomie est possible jusqu’à 16 h 30. Après cette heure, l’adhérent contacte le studio. Dans cet exemple, une annulation enregistrée rétablit le crédit ; une absence seule n’enregistre pas une annulation.
Annulation par le studio: Le studio prévient les inscrits via le canal annoncé, annule leur réservation et rétablit le crédit.
Séance complète: Aucune liste d’attente n’est proposée dans cet exemple. Le statut « complet » invite à consulter un autre créneau.

Tout l’exemple utilise le même créneau, le même coût et la même limite de 16 h 30. Si tu changes un choix, vérifie aussi les phrases qui en dépendent.

Ta fiche de réservation, à compléter.

Remplace chaque repère entre crochets. Ne publie la fiche que lorsque ses informations correspondent à ton fonctionnement et aux actions disponibles.

SÉANCE : [activité]
DATE ET HEURE : [date, début, durée et fuseau si utile]
LIEU OU ACCÈS : [lieu précis ou modalités en ligne]
CAPACITÉ : [nombre de participants maximum]
DISPONIBILITÉS À JOUR : [point de référence ou lien]
OUVERTURE DES RÉSERVATIONS : [date et heure]
DERNIER MOMENT POUR RÉSERVER : [date et heure]
COÛT ET ACCÈS : [crédits nécessaires et conditions applicables]
CONFIRMATION : [statut ou message qui confirme la place]
MODIFICATION OU ANNULATION : [canal, limite et confirmation attendue]
CONSÉQUENCE SUR LES CRÉDITS : [ce qui est consommé ou rétabli et quand]
SI LE STUDIO CHANGE LA SÉANCE : [information transmise, réservation et crédit]
SI LA SÉANCE EST COMPLÈTE : [autre créneau ou fonctionnement de liste d’attente]
POUR UNE QUESTION : [canal de contact du studio]

Cette fiche est un aide-mémoire pratique, pas des conditions de vente. Aucun renseignement n’est demandé ou transmis sur resa.fit.

Place la réponse là où elle sert.

Sur la séance

Activité, lieu, horaire, durée, places disponibles et coût sont utiles pour choisir.

Avant la confirmation

Le récapitulatif rappelle la séance, le crédit utilisé et les conditions qui influencent la décision.

Après la confirmation

La réservation reste retrouvable, avec les actions possibles et le moyen de contacter le studio.

Vérifier ces points avec la checklist

Et si la séance implique un paiement ?

Sépare les informations : une place confirmée, un crédit utilisé et un paiement réussi ne décrivent pas la même étape. Le parcours doit dire ce qui est déjà acquis et ce qui reste à faire.

Si tu explores Nino, consulte le fonctionnement de Stripe et les conditions d’activation avant d’intégrer le paiement à ton organisation. Les options disponibles dépendent notamment de l’offre et de l’éligibilité.

Comprendre les paiements Stripe dans Nino

Passe de tes choix à un premier essai.

Prends un créneau, vérifie ses informations et teste le parcours avec des données fictives. Observe ce qui est clair sans ton intervention et ce qui demande encore une explication.

Nino est l’outil présenté par resa.fit. Pour examiner sa mise en pratique, commence par le tutoriel ; pour vérifier le périmètre d’une offre, utilise la page des tarifs.

Créer une première séance avec le tutoriel Nino Vérifier les offres et leurs limites Explorer le guide de lancement d’un studio

Deux points à garder en tête

Faut-il garder les mêmes délais pour toutes les activités ?

Pas forcément. Une séance individuelle et un cours collectif peuvent demander une organisation différente. Si tes règles varient, indique la règle applicable sur chaque séance plutôt que laisser l’adhérent la déduire.

Puis-je publier l’exemple tel quel ?

Il sert à comprendre les liens entre les choix. Adapte d’abord les horaires, le coût, le canal de contact et les actions à ton fonctionnement réel. Vérifie séparément tes conditions de vente et les obligations qui te concernent.